En nuestro día a día, es importante saber organizarse. También, cómo evitar las posibles distracciones que pueden dificultar la adecuada gestión de nuestro tiempo. Hay personas que tienen esta capacidad más desarrollada que otras, pero como toda destreza puede entrenarse. Veamos En qué consiste la habilidad de la organización personal.
Podemos decir que la organización propia o personal es la capacidad para realizar las tareas de una manera ordenada, eficiente y autónoma. Para que puedan hacerse de tal forma, previamente hay que planificarlas y priorizarlas según el tiempo disponible. La organización propia busca la eficiencia, el buen uso del tiempo y la mejora continua en el logro de los objetivos y metas, sean éstas personales o laborales.
En qué consiste la habilidad de la organización personal
Una persona con capacidad para organizarse es capaz de establecer objetivos y cumplirlos. Sean en el corto plazo ( hoy, en la semana), en el medio plazo (en un mes) y en el largo plazo ( en un año). Prepara las actividades que va a realizar con antelación y con los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Puede distinguir las tareas que son importantes de las que son urgentes, empleando su tiempo de la manera más eficiente que es posible. Y puede aportar soluciones de forma autónoma para hacer frente a lo inesperado.
Hay tres aspectos claves en la organización personal: la gestión del tiempo, la priorización de tareas y la autonomía en la realización de las tareas y en la toma de decisiones.
Cómo aprovechar mejor el tiempo
Uno de los aspectos claves en la habilidad de la organización personal es la gestión del tiempo. Para aprovechar mejor nuestro tiempo hay que analizar qué situaciones roban tiempo a nuestras tareas. Tenemos que conocer cuáles son nuestros ladrones de tiempo para saber cómo evitarlos o reducir sus efectos. Organizando nuestro tiempo y priorizando las tareas principales, aquellas de las que somos responsables.
Hay que establecer formas de evitar o reducir las situaciones que nos distraen de nuestras tareas principales, tomando acciones que las simplifiquen, las aplacen o identificando a la persona responsable de las mismas.
Al establecer objetivos y revisar las tareas a hacer, identificaremos mejor el esfuerzo a realizar y el tiempo necesario, lo que ayudará a mejorar la gestión de nuestro tiempo. Gestionar bien el tiempo nos permite aprovecharlo mejor y que seamos capaces de realizar las tareas con tranquilidad. Además, la planificación y el seguimiento de objetivos, permite identificar los posibles imprevistos y nos hace afrontarlos de mejor forma.
Cómo priorizar las tareas
Otro de los aspectos claves en la habilidad de la organización personal es la priorización de las tareas. Priorizar es establecer un orden de ejecución de las tareas para un mejor uso del tiempo. En nuestro día a día, realizamos tareas, algunas son importantes, otras no tanto. Algunas se presentan de manera inesperada y debemos realizarlas de forma urgente. Para hacer una buena gestión del tiempo hay que priorizar. Es decir ordenar las tareas de forma que usemos el tiempo del que disponemos de la mejor forma posible.
Para poder priorizar bien, es importante conocer la diferencia entre lo que es urgente de lo que es importante. Porque a menudo, confundimos lo urgente con lo importante. Esto nos puede llevar a posponer tareas que son clave, que luego se vuelven urgentes y que puede acarrearnos consecuencias negativas. Recuerda no dejar para después las tareas que son importantes, al tener que resolverlas de manera urgente generará que no tengamos el tiempo para otras tareas igualmente importantes.
- Las tareas importantes y urgentes son aquellas que resultan clave para alcanzar nuestros objetivos. Y cuya fecha de realización está cerca o requieren de mucho esfuerzo para acabarlas a tiempo.
- Las tareas que son urgentes pero no importantes son los imprevistos que surgen pero que no son clave para nuestros objetivos. Debemos intentar delegarlos o planificarlos en un momento posterior.
- Las tareas que son importantes pero no urgentes son las que debemos planificar bien para que no terminen convertidas en urgentes.
- Las tareas que no son ni importantes ni urgentes son las deberían desecharse o realizarse una vez hayamos cumplido con las tareas anteriores.
Debemos tratar de delegar o descartar aquellas que no son importantes para nosotros. Con frecuencia, los asuntos urgentes, suelen ser importantes para otros aunque no para nuestros objetivos, por lo que debemos afrontarlos solo cuando tengamos tiempo disponible.
Cómo ser más autónoma/o
El otro aspecto clave en la habilidad de la organización personal es la autonomía en la realización de las tareas y la toma de decisiones. Aprender a ser autónomo/a es un proceso que requiere de tiempo. Porque supone el conocimiento de uno mismo y la confianza en poder hacer las cosas por una/o misma/o sin la aprobación de los demás. Para ello debemos ampliar nuestra zona segura, ese entorno donde nos sentimos cómodos/as, haciendo actividades que no estamos acostumbrados/as a hacer y tomando decisiones que no resultan fáciles o nunca hayamos tomado.
Una persona autónoma sabe analizar la información importante y la utiliza adecuadamente. Puede tomar decisiones acerca de su trabajo y de su vida de manera natural. Sabe pedir ayuda cuando es necesario, para aprender o mejorar en una tarea y confía en su propia opinión o forma de actuar, aprendiendo de sus propios aciertos y errores. Es capaz de absorber información de su propia experiencia y de la de los demás para mejorar.
Para ganar mayor autonomía, sea a nivel personal o laboral, tenemos que reconocer nuestros límites, aprendiendo cuáles son nuestras barreras para poder vencerlas cuando nos encontremos frente a un nuevo reto o decisión. Y saber reconocer cuándo se necesita ayuda. Hay que experimentar y probar cosas nuevas, sin tener miedo a equivocarnos, sin rendirnos ante un fracaso o una equivocación. Entendiendo que éste es el camino hacia el aprendizaje.
Esperamos que nuestro artículo En qué consiste la habilidad de la organización personal te haya resultado interesante.
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Alejandrina Valle y Cristina Muñoz. Fundadoras de la ACADEMIA DEL ORDEN.
