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¿En qué consiste el trabajo de un experto en organización digital?

Como hemos escrito en otros artículos de nuestro blog, las áreas de especialización en las que un Organizador profesional puede trabajar son muy variadas. Algunas de ellas requieren de una formación específica y muy concreta. Hoy entrevistamos a un experto en organización digital.

Cada día se generan, reciben, envían y almacenan multitud de documentos en formato digital. Lo que hace que podamos llegar a acumular una enorme cantidad de archivos digitales de distintos tipos y tamaños. Por lo que cada vez es más relevante, tanto en el ámbito laboral como en el entorno personal organizar los documentos digitales de la manera adecuada. 

En una empresa perder o no poder localizar documentos cuando son necesarios supone rehacer horas o puede que hasta días de trabajo, con el coste económico que esto conlleva. Ya no sólo por el valioso tiempo que se pierde buscando información que no está archivada o duplicando documentos que aún estando archivados, no se encontraron. Sino porque encontrar la información necesaria en el momento adecuado puede ser decisivo. Por lo tanto diseñar sistemas de organización digital que puedan garantizar que la información está ordenada y al día es fundamental.

Hoy queremos conocer en qué consiste la organización digital a través de la mano de un experto. El experto con el que hemos consultado, es nuestro compañero Rafa García al frente de su empresa Valor 2.0. Cuyo objetivo es acompañar y facilitar a personas y equipos poder organizarse mejor. Rafa realiza una buena parte de su trabajo manera on-line y de forma presencial lo hace en A Coruña y Madrid, que son sus dos ciudades de residencia. Ha tenido proyectos y alumnos en América, Europa y en toda España.

Veamos, ¿En qué consiste el trabajo de un experto en organización digital?.

¿Cómo te inicias en la organización digital?.

Como cuento en mi perfil profesional, considero que llevo toda mi vida preocupado por la organización, las cosas bien hechas, el orden. Eso es más de 25 años desde que empecé como ingeniero de telecomunicaciones.

Allá donde iba me preocupaba por generar sistemas, documentar el conocimiento de unos y otros, consensuar criterios a la hora de explotar la información o usar las aplicaciones.

Cuando en 2013 me puse a funcionar como autónomo empecé impartiendo formación sobre el método GTD® (Getting Things Done) de efectividad personal. Y lo evolucioné hasta crear mi propia interpretación de cómo una persona con una alta carga de trabajo puede ser efectiva: el método POHer©.

En 2020 me incorporé a AOPE. Quería significarme como organizador profesional. Y, en concreto, sobre lo digital.

¿En qué consiste tu trabajo como experto en organización digital?.

Ayudo a empresas y a personas a entender, asimilar y sacar el mejor provecho de la tecnología que les rodea. Intervengo bien como consultor, bien como formador.

Como consultor, me infiltro en las empresas y aprendo desde dentro qué hacen, cómo lo hacen, con qué cultura digital… Y luego intervengo dándoles ideas acerca de… Algunos cambios que podemos llevar a cabo. Iniciamos una andadura juntos. Es importante acompañar a todas las personas. Que nadie se quede atrás. Y alcanzar pequeños hitos todos en equipo. Que después van a más. Siempre de manera conjunta.

Como formador, procuro conocer de antemano a qué aspiran mis alumnos. Qué cosas quieren o necesitan aprender en relación a poner en orden su universo digital, establecer criterios taxonómicos sobre sus carpetas y ficheros, utilizar renombradores de archivos, conocer bien el significado de la nube, desplegar entornos como Google Workspace, Microsoft 365, Evernote, Slack…

¿Consideras que la organización digital es un campo que aún falta por explotar como parte de la organización profesional?

¡Desde luego!.
El desorden físico salta a la vista. Lo ve el autor pero lo ve también su entorno. La desorganización digital es mucho más… discreta. Generalmente se maneja en lo que yo llamo la intimidad de la pantalla. Tú con tu pantalla o con tu móvil vas tirando. Se hace patente cuando fallas a tus compromisos de agenda porque usas todavía una agenda en papel y tachaste tres veces una reunión que cambiaron de fecha. O cuando tienes que acceder a una aplicación a la que hace tiempo no entrabas y no eres capaz de encontrar usuario y contraseña. Con la cosa de que el correo al que te envían un recordatorio es una cuenta que ya no usas y cuya contraseña tampoco tienes apuntada. O cuando alguien dice de celebrar el cumpleaños de un ser querido montándole un álbum de fotos y tú no eres capaz de dar con las fotos de esa persona porque están todas dispersas en móviles, alguna cuenta en la nube, un disco externo…

Por eso hace falta que en la organización profesional entre en este terreno. En EEUU, la NAPO tiene un área para organización digital. Hay incluso especialistas en fotos. Aquí, en AOPE, de momento, si buscas por organizador digital, sólo aparezco yo.

¿Desde tu experiencia qué características, perfil  o conocimientos crees que debería tener una persona que le interese trabajar en el mundo del orden?.

Varias cosas. Lo primero es tener una mente esquemática. Lo que algunos llaman ser muy cuadriculado. Jajaja! Tengo un cliente que dice que yo soy la parte gris de su empresa. ¡Me parto! Porque cuando quiere resolver preguntas o le interesa que la maquinaria esté funcionando y a punto, bien que acude al gris.

Pero, además, por supuesto, ha de invertir mucho tiempo en formarse en todo tipo de entornos y herramientas. Conocer muy bien los equipos y dispositivos (tablets, smartphones). Cualquier carrera técnica como informática o ingeniería es un buen punto de partida.

Y una faceta fundamental que muy pocos perfiles técnicos trabajan es la capacidad de comunicación. Con tus clientes, con socios, proveedores. Comunicarse bien es -seguramente-, la primera habilidad en cualquier actividad en la vida y, desde luego, en el mundo del orden.

Desde la Academia del Orden queremos agradecer a Rafa García su experta colaboración y hacernos conocer en qué consiste el trabajo de un experto en organización digital. Conoce su web valor20.com  Síguelo en Instagram y en Linkedin.

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