Para realizar una correcta gestión del tiempo, eliminar los focos de distracción que nos rodean, favorecer la concentración y programar los tiempos de trabajo, así como el orden de las tareas, podemos utilizar distintas técnicas. Hoy te hablamos de 3 Técnicas para gestionar el tiempo y organizarnos mejor.
1.La caja de Eisenhower.
Es difícil llevar todas las tareas pendientes en la cabeza, así que crear listas nos ayudará a organizar el trabajo y a establecer prioridades.
Hay varias formas en las que podemos organizar nuestras listas, entre otras la caja o matriz de Eisenhower. Es un marco de trabajo simple donde establecer lo urgente y lo importante para priorizar las tareas e ir administrando la carga de trabajo.
Su nombre proviene de Dwight D. Eisenhower, general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos que fue conocido por sus altos niveles de productividad. Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, recopiló las ideas y estrategias de Eisenhower creando una herramienta simple de priorización de tareas, llamada matriz de Eisenhower.
La base de esta estrategia es poner en práctica la siguiente cita que se le atribuye a Eisenhower:
“Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Todo lo que debes hacer es evaluar tus tareas de acuerdo con la urgencia y la importancia.
Dwight D. Eisenhower
2.El tablero Kanban.
La segunda de las 3 Técnicas para gestionar el tiempo y organizarnos mejor que te traemos es la metodología Kanban, su origen está en los procesos de producción Just-in-time ideados por Toyota, en los que se utilizaban tarjetas para identificar necesidades de material en la cadena de producción. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales, Kan es visual, y Ban, tarjeta. Este método forma parte de las llamadas metodologías ágiles, cuyo objetivo es gestionar de manera general cómo se van completando las tareas. Lee más sobre las metodologías ágiles en este enlace.
El tablero Kanban es una forma sencilla y muy visual de estructurar el progreso de tus tareas. El funcionamiento es crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es ir moviendo las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance.
El método Kanban formulado por David J. Anderson estableció que los tableros de kanban se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega.
Hay varias opciones para llevar a cabo estos tableros, desde pizarrones, tarjetas magnéticas, pizarras enrollables o utilizar herramientas en línea como Trello o Kanbanflow.
Lo haríamos dividiendo las tareas en pendientes, en curso y finalizadas.
- Tareas pendientes: Son aquellas que vamos a desarrollar a corto o medio plazo. Importante es que si queremos ir anotando ideas para realizar en un futuro lo hagamos en otro sitio. Si, por ejemplo, una de las tareas pendientes necesita para llevarse a cabo al menos un mes, habrá que dividirla en 4 tareas de duración semanal. Cuando hacemos planificación semanal y hay tareas en curso que impiden que se alcance el objetivo final, habrá que revisar si son demasiadas las tareas a concluir para no generarnos frustración y desmotivación.
- Tareas en curso: Son las que estamos desarrollando, actualmente, y que debemos acabar en el tiempo que hayamos asignado. Debemos limitar el número de tareas en curso, de forma que, si se alcanza ese límite, no podemos comenzar a realizar tareas nuevas. Cada una/o establecerá con exactitud un número máximo de tareas, aunque no es recomendable más de 4. Incluso si por cualquier motivo vemos que hay tareas que no pueden ser finalizadas debemos descartarlas.
- Tareas finalizadas: Son las que nos hemos cerciorado de que están terminadas y hechas de forma adecuada, por lo tanto pueden ser tachadas de la lista. Las tareas tendrán que ver con las prioridades que hayamos asignado. Además, de determinar el tiempo a dedicar a cada una. Tenemos que valorar cuántas de esas tareas hemos podido concluir al cabo del tiempo que nos hemos marcado para finalizarlas. Midiendo y anotando qué cantidad de tareas se finalizan con éxito de forma semanal, si ese es el objetivo establecido. No deberíamos marcarnos más tareas de las que realmente podemos acabar, porque la sensación será que nunca llegamos al objetivo por más esfuerzos que hagamos.
No te olvides de felicitarte por la tarea acabada,y, por supuesto, no dejes agradecer y felicitar a las personas con las que colaboras.
3. El esquema GTD.
El Esquema GTD (Getting This Done) es un método de gestión de actividades, expuesto en el libro de David Allen, Organízate con eficacia,un método de productividad personal en el que hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes. Este autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales son el origen de una mala planificación.
Es un sistema de pasos y listas para mejorar la forma de trabajar. David Allen conocido como el mayor especialista mundial en gestión del tiempo y organización personal nos propone un sistema con el que organizarnos y poder llevar un seguimiento de tareas y proyectos de manera más eficiente.
Los principios de GTD son:
- Recopilar: se pone por escrito todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
- Procesar: se analiza qué se necesita para cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar, desechar, poner en marcha, etc.
- Organizar: se clasifican las tareas en listas de estas formas, acciones próximas, proyectos, en espera, hacer algún día.
- Revisar: se considera que las listas no sirven de mucho si no revisamos el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
- Hacer: se trata de pasar a la acción, por lo que se deja de organizar y se comienza a ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.
Siempre hay una luz al final de un túnel pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.
David Allen
También, es autor de Sé más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad, una guía esencial para sacarle el mayor rendimiento posible a la vida y al trabajo. y de Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito con consejos para tomar conciencia de nuestras situación actual y qué hacer para alcanzar nuestros objetivos.
Esperamos que estas 3 Técnicas para gestionar el tiempo y organizarnos mejor te sean de mucha utilidad.
Alejandrina Valle y Cristina Muñoz, Organizadoras profesionales.
